الرسائل الإلكترونية قد تسبب "كره" الآخرين لك إن لم تنتبه لبعض التفاصيل المهمة في مهارة التواصل بالبريد الإلكتروني، خاصة إن كان الأمر متعلقا بالمهنة.
ولتجنب ذلك، هذه 10 عادات سيئة قد يمارسها البعض في الرسائل الإلكترونية، حسب موقع بيزنس إنسايدر:
1 - الرسائل العاجلة
إرسال رسائل إلكترونية مع تضمين كلمة عاجل بشكل دائم، ومن دون أي مبرر يزعج من يستقبلها الذي سيكره أن يقرأ مضمونها.
ويقول مدير إحدى المكاتب المختصة في إدارة الموارد البشرية إن مرسل هذا النوع من الرسائل يبدو "مثل الطفل الصغير الذي يبكي" للفت الانتباه إليه.
2 - الحروف الكبيرة
عند كتابة رسائل إلكترونية بحروف لاتينية تجنب استخدام الحروف الكبيرة إلا عند الضرورة. الحرف الكبير يستخدم للتنبيه، ما يعني أن اللجوء للكتابة بحروف كبيرة يجب أن يتم فقط عند الضرورة.
3 - كثرة الألوان والإيموجي
الرسالة الإلكترونية يجب أن تتسم بالبساطة، فلا حاجة لتلوين كل جملة أو فقرة بلون مختلف ولا حاجة أيضا لتضمين إيموجي في البريد المهني.
4 - الرد على الكل
حين تصلك رسالة موجهة لعدد من الأشخاص، فلا حاجة أن ترسل ردا للجميع. ابعث الرد فقط للشخص المعني بالأمر ولا تزعج الباقين برسائل لا تهمهم.
5 - وقت غير مناسب
إذا استيقظت الساعة الثالثة أو الرابعة فجرا فلا تزعج الآخرين بإرسال رسائل إلكترونية في هذا الوقت المبكر مالم يكن هناك طارئ يحتم ذلك.
6 - التكرار
تكرار الجمل والأفكار نفسها في رسالة إلكترونية واحدة يعني أنك تضيع وقت الطرف الآخر. اجعل رسالتك واضحة ومختصرة.
7 - استخدام بريد "عجيب"
عنوان بريدك يجب أن يكون اسمك أو جزء من اسمك أو اسم عائلتك لأن استخدام بريد من قبيل "[email protected]" سيجعل الآخرين ينظرون إليه بطريقة غير مهنية ربما.
8 - رسائل شخصية في بريد العمل
زملاؤك في العمل ينتظرون منك أن ترسل لهم رسائل مهنية على بريد العمل وليس رسائل شخصية.
9 - كثرة الأخطاء الإملائية
الرسائل المليئة بالأخطاء الإملائية غير محبذة إطلاقا. أقل ضرر ستلحقه بك هو تكون انطباع لدى الطرف الآخر بأنك لا تركز فيما تكتب.
10 - كثرة علامات الترقيم
لا حاجة لاستخدام علامة تعجب بعد كل جملة. اختصر وسهل الأمور على من ترسل له الرسالة.
المصدر: businessinsider.com
